El Sistema de Entrada y Salida (SES) del Ministerio del Interior es obligatorio para todos los alojamientos turísticos en España. Sin embargo, muchos propietarios y gestores cometen errores que pueden resultar en multas de hasta 30.000€ o en envíos rechazados que requieren corrección manual.
En este artículo, identificamos los errores más frecuentes al enviar datos de huéspedes al SES y te explicamos cómo evitarlos para cumplir con la normativa sin complicaciones.
1. Errores en la identificación del huésped
Error: Tipo de documento incorrecto
Uno de los errores más comunes es seleccionar el tipo de documento equivocado. El SES diferencia entre:
- DNI: Solo para ciudadanos españoles
- NIE: Para extranjeros residentes en España
- Pasaporte: Para extranjeros no residentes
- Otros documentos: Certificados de identidad, etc.
⚠️ Error común: Enviar un NIE como DNI o viceversa. El sistema rechazará automáticamente el envío.
Cómo evitarlo:
- Verifica siempre el tipo de documento antes de enviarlo
- Pide al huésped que confirme su tipo de documento
- Usa herramientas que validen el formato del documento automáticamente
Error: Número de documento con formato incorrecto
Cada tipo de documento tiene un formato específico:
- DNI: 8 dígitos + 1 letra (ej: 12345678Z)
- NIE: 1 letra (X, Y, Z) + 7 dígitos + 1 letra (ej: X1234567L)
- Pasaporte: Varía según país, generalmente alfanumérico
⚠️ Error común: Incluir espacios, guiones o caracteres especiales en el número de documento.
Cómo evitarlo:
- Limpia los datos eliminando espacios y caracteres especiales
- Valida el formato del DNI/NIE con su letra de control
- Para pasaportes, acepta solo letras y números
2. Errores en los datos personales
Error: Nombre y apellidos invertidos
En muchos países, el orden de nombre y apellidos es diferente al español. Por ejemplo, en China el apellido va primero.
⚠️ Error común: Enviar "Wang Li" como nombre cuando "Wang" es el apellido y "Li" el nombre.
Cómo evitarlo:
- Pide al huésped que indique claramente su nombre y apellidos
- Compara con el documento de identidad
- Si tienes dudas, pregunta directamente al huésped
Error: Caracteres especiales en nombres
El SES tiene limitaciones con caracteres especiales, acentos y caracteres no latinos (árabe, cirílico, chino, etc.).
⚠️ Error común: Enviar "François" tal cual, cuando el sistema puede rechazarlo por la "ç".
Cómo evitarlo:
- Transcribe los nombres tal como aparecen en el documento oficial
- Para caracteres especiales, usa el equivalente latino (ñ → n, ç → c)
- Evita emojis, símbolos o caracteres raros
Error: Fecha de nacimiento incorrecta
El formato de fecha varía según el país. En España usamos DD/MM/AAAA, pero en otros países es MM/DD/AAAA o AAAA-MM-DD.
⚠️ Error común: Interpretar 03/05/1990 como 3 de mayo cuando es 5 de marzo.
Cómo evitarlo:
- Confirma siempre el formato de fecha con el huésped
- Usa un selector de fecha visual para evitar confusiones
- Valida que la edad tenga sentido (mayor de 18 años, menor de 120)
3. Errores en las fechas de entrada y salida
Error: Enviar después del plazo legal
El RD 933/2021 establece que los datos deben enviarse antes de las 24 horas posteriores a la entrada del huésped.
⚠️ Error común: Enviar los datos 2-3 días después de la entrada del huésped, cuando ya es tarde.
Cómo evitarlo:
- Envía los datos el mismo día de la entrada del huésped
- Automatiza el envío para que se haga inmediatamente tras el check-in
- Si usas check-in online, configura el envío automático al SES
Error: Fecha de entrada posterior a la de salida
Parece obvio, pero ocurre más de lo que pensamos, especialmente al introducir datos manualmente.
⚠️ Error común: Confundir las fechas al copiarlas de un formulario o reserva.
Cómo evitarlo:
- Valida que la fecha de salida sea posterior a la de entrada
- Usa calendarios interactivos que bloqueen fechas inválidas
- Revisa los datos antes de enviar
Error: Formato de hora incorrecto
El SES requiere el formato de 24 horas (HH:MM), no el formato AM/PM.
⚠️ Error común: Enviar "02:00 PM" cuando debe ser "14:00".
Cómo evitarlo:
- Usa siempre el formato de 24 horas
- Convierte automáticamente AM/PM a formato 24h
- Valida que la hora esté entre 00:00 y 23:59
4. Errores en el número de viajeros
Error: No enviar todos los viajeros de la reserva
Cada huésped mayor de 14 años debe ser registrado individualmente, incluso si viajan juntos.
⚠️ Error común: Enviar solo al titular de la reserva y olvidar a los acompañantes.
Cómo evitarlo:
- Pregunta siempre cuántas personas van a alojarse
- Solicita los datos de todos los adultos (mayores de 14 años)
- Verifica el número de viajeros antes de cerrar la reserva
Error: Incluir menores de 14 años
Los menores de 14 años NO deben ser registrados individualmente en el SES.
⚠️ Error común: Registrar a un niño de 10 años, lo cual el sistema puede rechazar.
Cómo evitarlo:
- Confirma la edad de cada viajero
- Filtra automáticamente menores de 14 años
- Solo registra adultos y adolescentes de 14+ años
5. Errores con el código de establecimiento
Error: Usar un código de establecimiento incorrecto
Cada alojamiento turístico tiene un código único de establecimiento asignado por la Policía Nacional.
⚠️ Error común: Usar el código del registro turístico autonómico en lugar del código del SES.
Cómo evitarlo:
- Solicita tu código de establecimiento ante la Policía Nacional
- Guarda el código en un lugar seguro
- No confundas el código del SES con otros registros (turismo, hacienda)
6. Errores técnicos y de conexión
Los problemas técnicos o de conexión durante el envío de datos al SES pueden hacer que tus partes de viajeros no se registren correctamente, incluso si toda la información es correcta.
Errores comunes:
- Timeout o tiempo de espera agotado: La conexión con el SES se interrumpe antes de completar el envío
- Error 500 del servidor: Problemas en el servidor del Ministerio del Interior
- Conexión rechazada: El sistema SES no acepta la conexión por sobrecarga o mantenimiento
- Certificado SSL no válido: Problemas de seguridad en la comunicación
Cómo evitarlo:
- Utiliza una conexión a internet estable y rápida
- Evita enviar datos en horarios pico (primeras horas de la mañana suelen tener menos carga)
- Si recibes un error, espera unos minutos y vuelve a intentarlo
- Usa software actualizado con certificados de seguridad vigentes
- Considera usar un PMS como Delfín Check-in que gestiona automáticamente los reintentos y verifica que cada envío se complete exitosamente
Conclusión
Evitar estos errores frecuentes al enviar datos de huéspedes al SES no solo te ahorrará tiempo y dolores de cabeza, sino que también te protegerá de posibles sanciones por incumplimiento normativo.
La clave está en mantener un proceso ordenado, verificar siempre los datos antes de enviarlos y utilizar herramientas que automaticen y simplifiquen todo el proceso. Por eso desarrollamos Delfín Check-in: para que puedas centrarte en ofrecer una experiencia excepcional a tus huéspedes mientras el cumplimiento normativo se gestiona automáticamente.
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El módulo de check-in digital (envío al Ministerio del Interior) siempre costará 8€/mes.
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- ❌ No incluye: Check-in digital (8€/mes) ni envío al Ministerio del Interior
Preguntas frecuentes
¿Es realmente gratis?
Sí, el Plan Gratuito (Básico) es completamente gratis. Se financia mediante anuncios elegantes y discretos en el panel de administración.
No hay costes ocultos, y no necesitas cancelar nada porque nunca te cobraremos por el plan básico.
Incluye: Gestión de reservas, habitaciones, exportación de datos, panel de administración y app móvil (próximamente).
No incluye: El módulo de check-in digital (envío al Ministerio del Interior) que siempre costará 8€/mes.
En ningún momento tendrás que poner tu tarjeta de crédito, así que no te vamos a engañar. El plan básico es realmente gratuito, sin trucos ni letra pequeña.
¿Es gratis para siempre?
El Plan Básico está diseñado para ser gratuito sin coste mensual para los usuarios registrados dentro de la fase de lanzamiento, sujeto a los términos del servicio y al mantenimiento de la cuenta activa.
Esto significa que mientras mantengas tu cuenta activa, no te cobraremos ningún coste mensual por el plan básico. El plan se financia mediante anuncios discretos en el panel de administración.
Importante: Las funcionalidades incluidas en el plan pueden evolucionar con el producto, pero siempre mantendremos la existencia de un plan gratuito sin coste mensual.
¿Necesito tarjeta?
No, no necesitas tarjeta de crédito para el Plan Gratuito (Básico).
Puedes registrarte y usar el plan básico sin proporcionar ningún método de pago. El plan se financia mediante anuncios discretos, por lo que no hay necesidad de tarjeta.
Solo necesitarás proporcionar un método de pago si decides contratar el Plan Check-in (8€/mes) para acceder al módulo de check-in digital y envío al Ministerio del Interior.
¿Pueden cambiar las funciones del plan gratuito?
Sí, las funcionalidades incluidas en cada plan pueden evolucionar con el producto.
Delfín Check-in se reserva el derecho de modificar las funcionalidades incluidas en cada plan, manteniendo siempre la existencia de un plan gratuito sin coste mensual.
Si eres uno de los primeros usuarios registrados, mantendrás tu acceso permanente al plan básico sin coste mensual, aunque las funcionalidades específicas puedan evolucionar con el tiempo.
Te notificaremos con antelación cualquier cambio significativo en las funcionalidades del plan.
¿Qué pasa si más adelante hay nuevos planes?
Si eres uno de los primeros usuarios registrados, mantendrás tu acceso permanente al Plan Gratuito (Básico) sin coste mensual.
Si en el futuro lanzamos nuevos planes o funcionalidades, esto no afectará tu acceso al plan básico. Podrás seguir usando el plan básico sin coste mensual, y tendrás la opción de contratar planes adicionales si lo deseas.
El Plan Check-in (8€/mes) y cualquier plan futuro serán opcionales. Tu acceso al plan básico permanecerá sin coste mensual.
¿Cómo funciona el módulo de check-in digital?
El módulo de check-in digital permite a tus huéspedes completar su información antes de llegar y envía automáticamente
los registros al Ministerio del Interior de España según la normativa vigente (RD 933/2021).
Este módulo siempre tendrá un coste de 8€ al mes, sin excepciones. Incluye:
• Formulario de check-in digital para huéspedes
• Envío automático al Ministerio del Interior
• Cumplimiento normativo garantizado
• Sin anuncios en el panel
• Soporte prioritario
¿Cómo se hace el check‑in online?
Copias el enlace en la sección del dashboard de "Registros" o "Formularios" y se lo envías a tus huéspedes.
Puedes ponerlo en plantillas de Airbnb o Booking para que lo reciban de manera automática siempre que se dé una reserva,
así no tendrás ni que enviarlo tú. Solo tendrás que confirmar que lo has recibido y ya le envías las instrucciones
y normas para el check-in a tu huésped.
El viajero completa sus datos, adjunta documentación y firma si procede, todo en su idioma.
Al llegar, el proceso en recepción se reduce a validar identidad y entregar llaves.
¿Puedo exportar datos para la asesoría y la renta?
Sí. Puedes descargar un único archivo (CSV/Excel) con ingresos, tasas y ocupación filtrado por rango de fechas o ejercicio fiscal. El PMS incluye gestión completa de reservas y habitaciones de forma gratuita.
¿Cómo funciona el registro de viajeros?
El registro de viajeros está disponible en el Plan Check-in de 8€ al mes. Ahí puedes confirmar que el huésped ha rellenado los datos y se ha enviado al Ministerio del Interior del Gobierno de España tanto el Parte de Viajeros (PV) como la Reserva de Hospedaje (RH), los cuales son obligatorios para todos los alojamientos de corta estancia en España según la normativa vigente (RD 933/2021).
¿Qué idiomas soporta el sistema?
De momento, lo único que está en varios idiomas es el formulario que rellenan los viajeros al hacer el check-in. El resto del panel de usuario para gestionar tus habitaciones o propiedades solo está en español. Pero si lo necesitas en otro idioma, solo tendrás que escribirnos a contacto@delfincheckin.com y nos pondremos a trabajar en ello para facilitártelo todo.
¿Qué incluye el módulo de check-in digital?
El módulo de check-in digital permite a tus huéspedes completar su información antes de llegar y envía automáticamente
los registros al Ministerio del Interior de España según la normativa vigente (RD 933/2021).
Este módulo siempre tendrá un coste de 8€ al mes, sin excepciones, y está disponible en el Plan Check-in. Incluye:
• Formulario de check-in digital para huéspedes
• Envío automático al Ministerio del Interior
• Cumplimiento normativo garantizado
• Sin anuncios en el panel
• Soporte prioritario
El Plan Gratuito (Básico) no incluye este módulo. Para acceder al check-in digital y cumplir con la normativa legal, necesitas contratar el Plan Check-in (8€/mes).
¿Qué incluye el Plan Gratuito (Básico) y qué no?
✅ Incluye (acceso sin coste mensual para primeros usuarios):
• Gestión de reservas
• Gestión de habitaciones
• Exportación de datos (CSV/Excel)
• Panel de administración
• Soporte por email
• App móvil (próximamente)
• Financiado con anuncios elegantes y discretos
❌ No incluye:
• Check-in digital (8€/mes)
• Envío automático al Ministerio del Interior
• Registro de viajeros (MIR) con envío oficial
El Plan Gratuito (Básico) te permite gestionar tu alojamiento sin coste mensual. Para cumplimiento legal completo, necesitas el Plan Check-in (8€/mes).
¿Qué seguridad tienen los datos de mis huéspedes?
Cumplimos con el RGPD y la normativa española de protección de datos. Los datos se almacenan en servidores seguros en la UE con cifrado de extremo a extremo. Realizamos copias de seguridad diarias y tenemos protocolos de seguridad que incluyen autenticación de dos factores y monitoreo 24/7.
¿Puedo personalizar el formulario de check-in?
No, el formulario no es personalizable, pero está completo con todo lo que se pide. En caso de que necesitaras algo más o hubiera algo que no se entendiese, nos podrías escribir a contacto@delfincheckin.com y estaremos encantados de atender tus necesidades.
¿Puedo exportar mis datos?
Sí, puedes exportar todos tus datos en formato CSV/Excel para contabilidad, declaración de renta o cualquier otro uso. Los datos están siempre disponibles para exportación sin restricciones.
¿Qué pasa si no tengo internet? 📶
El sistema funciona offline: los huéspedes pueden completar el check-in sin conexión y los datos se sincronizan automáticamente cuando se restablece la conexión. Toda la información queda guardada localmente para garantizar que no se pierda ningún registro.
¿Hay límite en el número de huéspedes o reservas?
No hay límites en el número de huéspedes, reservas o consultas. Nuestros planes se basan en el número de propiedades, no en el volumen de transacciones. Puedes gestionar desde un pequeño apartamento hasta grandes complejos hoteleros con la misma funcionalidad.
¿Cuándo estará disponible el módulo de check-in?
En cuanto se lance la versión gratuita del PMS se podrá contratar este módulo también. Te avisaremos por email cuando esté disponible para que puedas empezar a usarlo de inmediato.
¿Puedo probar el sistema?
Estamos en fase de pre-lanzamiento. Regístrate con tu email y te avisaremos cuando esté listo.
Los primeros usuarios tendrán acceso permanente al Plan Gratuito (Básico) sin coste mensual.
El módulo de check-in digital (envío al Ministerio del Interior) siempre tendrá un coste de 8€/mes, incluso para primeros usuarios.
¿Qué soporte técnico incluye?
Incluimos soporte por email. Las consultas se responden en un máximo de 24-48 horas. Por lo general, ninguna de momento ha pasado ese tiempo, pero pudiera ocurrir aunque no es lo normal. Estamos aquí para ayudarte y resolver cualquier duda o problema que puedas tener.
¿Tienen programa de referidos?
Sí, tenemos un Programa de Referidos exclusivo para propietarios que usan Delfín Check-in.
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Recompensas disponibles:
• 5 referidos registrados = 1 mes gratis del Plan Check-in
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Nota: Estamos en fase de pre-lanzamiento, por lo que los programas estarán completamente activos cuando lancemos el PMS oficialmente.
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Este link estará disponible cuando lancemos el PMS oficialmente.
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